Règles de gouvernance - Protection des renseignements

 

Le principe de responsabilité est la reconnaissance du devoir de chaque organisme de protéger les renseignements personnels qu’il détient et que leur conservation soit assurée par ce dernier ou par un tiers.

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• Tous les renseignements personnels : seules les personnes autorisées, dans le cadre de leur fonction, ont accès aux renseignements personnels des employés, des clients et des sous-traitants.

• La collecte des renseignements personnels se fait par des personnes autorisées par voie courriel ou par papier.

• Leur utilisation : les renseignements sont utilisés pour le bon fonctionnement de l’entreprise de manière exclusive et ne peuvent être utilisés à d’autres fins.

• Leur communication : les renseignements personnels sont protégés et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées par les gestionnaires. 

• Leur conservation : les renseignements sont conservés dans le système informatique protégé ou dans des endroits verrouillés et privés.

• Leur destruction : les renseignements personnels sont détruits dès que ces derniers ne sont plus nécessaires pour le fonctionnement de la relation client et de l’entreprise. Les formulaires papier sont brûlés ou déchiquetés par les cadres de l’entreprise. Tous les formulaires papier ou numériques sont détruits selon le guide du gouvernement du Québec. Les renseignements sur les consultations sont uniquement en version papier et déchiquetés ou brûlés après 5 ans sans rencontres. Ou à la demande du client, si avant. 

• Des situations particulières en lien avec les renseignements personnels notamment :

• Le traitement des plaintes devra être fait par la direction générale  • La gestion des incidents de confidentialité devra être faite par la direction générale et les sous-traitants impliqués.

• Les mesures de protection liées à un sondage devront être faites par la direction générale et le média utilisé.

• La vidéosurveillance (selon le bureau sous-loué) est accessible par les directions du propriétaire de bâtiment ou la personne responsable de l’informatique et la personne responsable de la sécurité du bâtiment uniquement.

• Les activités de formation et de sensibilisation des employés seront assurées par la responsable des formations et sous-traitante. 

 

Responsable de la protection des renseignements : Chloé Forbes, propriétaire de l’entreprise 

 

Courriel : client@chloeforbes.ca